Concepto de Manuales: Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación.Si bien existen diferentes tipos de manuales, que satisfacen distintos tipos de necesidades, puede clasificarse a los manuales como un cuerpo sistemático que contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de una organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas.

En las organizaciones en que no se utilizan manuales, las comunicaciones o instrucciones se transmiten a través de comunicados internos. Si bien el propósito de transmitir información se cumple por medio de estos últimos instrumentos, no se logra el objetivo de que constituyan un cuerpo orgánico, por lo que resultará difícil en un momento dado conocer cuál es el total de esas disposiciones registradas a través  de comunicados aislados.

Extraído de: http://www.estudiapuntes.com/la-evaluacion-inicial-del-sistema-de-control-interno-se-realiza-a-traves-de.html

Antecedentes.

El uso de los manuales, de que se tenga registro, data de los años de la segunda guerra mundial, en virtud de que en el frente se contaba con personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los manuales como se instruía a los soldados en las actividades que deberían desarrollar en campaña.


Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares, memorándums, instrucciones internas, etc., mediante los cuales se establecían las formas de operar de un organismo; ciertamente estos intentos carecían de un perfil técnico, pero establecieron la base para los manuales administrativos.

Extraído de: http://html.rincondelvago.com/manuales-administrativos.html

 Planeación y proceso de elaboración de los Manuales

La primera etapa en la manualización de un organismo, empieza con una adecuada planeación, por lo que será importante en ésta etapa considerar factores como:

• Definición precisa de los objetivos de cada una de las áreas del organismo.
• Diagnóstico situacional de la empresa, en sus principales componentes; personal, finanzas, organización y tecnología usada etc.

El conocimiento de estos puntos permitirá desarrollar un plan de manualización adecuado y acorde a la situación que guarda el organismo; por lo que el siguiente paso en la planeación será, el programa de trabajo, en el que se realizan estimaciones en tiempo y el dinero del desarrollo del plan.

Existen dos técnicas de programación que pueden ser usadas en la elaboración de manuales administrativos, las gráficas PERT y CPM, su uso puede ser por separado aunque con la combinación de ambas se obtienen menores resultados.

Las siglas PERT significan “técnica de evaluación y revisión de programas“, las siglas CPM significan “método del camino crítico” otra técnica de programación útil para la elaboración de manuales es la gráfica de barras ó de Gantl, al igual que la gráfica PERT sirve para establecer gráficamente el proceso de elaboración de los manuales, lo que permite supervisar los avances y la aplicación de recursos; así pues, el primer paso en la elaboración de un manual administrativo, será la programación básica para este fin, es recomendable seguir los siguientes pasos:

• Dividir la elaboración del manual en etapas bien definidas y en tramos cortos de tiempo.
• Determinar la secuencia de dichas etapas.
• Estructurar en forma de flujo la secuencia.
• Estimar el tiempo necesario para cada etapa de la secuencia, así como la unidad de medida de tiempo a usar (día, mes, bimestre, etc.).
• Estimar el tiempo total para la elaboración del manual.

La elaboración de cada manual administrativo (organización, procedimientos, políticas y por función específica) es diferente, sin embargo en este capítulo intentaremos esquematizar un proceso que abarque a todos los manuales y proporcione al lector una base para elaborar manuales, ya que los mismos manuales son de características diferentes para cada organismo.

Extraído de: http://html.rincondelvago.com/manuales-administrativos.html

Ventajas de la disposición y Uso de Manuales

1.  Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organización, elementos éstos que  por otro lado sería difícil reunir.
2.  La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones  o criterios personales del funcionario actuante en cada momento Sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo.
3. Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a que nivel  alcanza la decisión o ejecución.
4. Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan La formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.
5. Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema.
6. Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo.
7. Facilitan el control por parte de los supervisores   de las tareas delegadas al existir un instrumento que define con precisión cuáles son los actos delegados.
8. Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedido
9. Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.
10. Ubican la participación de cada componente de la organización en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.
11. Constituyen un elemento que posibilita la evaluación objetiva de la actuación de cada empleado a través del cotejo entre su asignación de responsabilidades según el manual, y la forma en que las mismas se desarrollan.
12.  Permiten la determinación de los estándares más efectivos, ya que estos se basan en procedimientos homogéneos y metódicos.

Extraído de: http://administrativas.wordpress.com/2011/12/06/manuales-administrativos/

Desventajas de Los Manuales

1. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
2. Alguna consideran que es demasiado costoso, limitativo, es muy laborioso y difícil de mantenerlo día a día.
3. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.
4. Si no se actualiza periódicamente puede perder efectividad.
5. Incluye aspectos formales de la organización, dejando de  lado los informales cuya vigencia e importancia es notoria para la organización.

Extraído de: http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadministrativos/

¿Qué es un Manual Administrativo?

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

¿Cuáles son los objetivos de los manuales?

•  Presentar una visión de conjunto de la organización.
•  Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.
•  Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.
• Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.
•  Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.
•  Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
• Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes.

¿Cómo se clasifican los manuales?

Por su contenido se clasifican en:

• De organización: dónde se especifican las diversas unidades orgánicas que componen la empresa.
• De procedimientos: acá se establecen los principales procedimientos que ocurren al interior de la empresa, por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de sueldos, etc.
•  De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa.
• De Bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.

Por su ámbito:

• Generales: que contienen información de la totalidad de la organización.
• Específicos: que consignan información de un área o específica.

Extraído de: http://www.aulafacil.com/administracionempresas/Lecc-19.htm

Manual de Procedimientos

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripciòn de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.

Extraído de: http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

La importancia de los Manuales

Para el desarrollo y crecimiento que las empresas u organizaciones pretenden lograr y a fin de obtener resultados que permitan ordenar, concentrar y sistematizar la información relacionada con el funcionamiento de un área o proyecto en particular, es necesario que la Empresa cuente con herramientas de consulta que integren la información operativa a través de manuales funcionales que le faciliten:

• La calidad y homogeneidad del trabajo que se realiza.
• La toma de decisiones.
• El orden y la mejora administrativa.
• La certificación en la calidad del servicio que se ofrece.

Es por ello necesario que las empresas integren la información de su Manual de Políticas y Procedimientos y del Manual de Organización en el Manual de Operación.

Extraído de : http://loumarasesores.com/la-importancia-de-los-manuales.html